Sociedad que cambia de actividad económica y agrega nueva responsabilidad: cómo actualiza el RUT en plazo

El RUT (Registro Único Tributario) es el instrumento administrativo que la DIAN usa para identificar al contribuyente y sus obligaciones. El Art. 555-2 ET establece la obligación de mantenerlo actualizado, y el Art. 658-3 ET fija las sanciones por su incumplimiento. **Plazo para actualizar el RUT.** La regla operativa que la DIAN ha aplicado tradicionalmente es que las modificaciones al RUT deben presentarse dentro del **mes siguiente** al hecho que las origina. Para el caso del cliente: - Hecho generador del cambio: aprobación estatutaria 12 de marzo o, alternativamente, primera operación nueva 1 de abril. - Plazo aproximado para actualizar: hasta el 30 de abril de 2026 (mes siguiente al inicio efectivo de la nueva actividad). **Cambios concretos en el RUT.** Responsabilidades a agregar: - 47 (Responsable IVA — régimen común). El nuevo objeto comercial supera los topes de no responsable y obliga a inscribirse. - Eventualmente otras según el reglamento (responsable consumo, agente retenedor IVA si corresponde, etc.). Responsabilidades a quitar: - 49 (No responsable IVA) si la calificación previa cambia con el nuevo perfil de operaciones. Datos a modificar: - Actividad económica principal CIIU (según los nuevos códigos del DANE para comercio al por mayor de equipos médicos). - Eventualmente representante legal o domicilio si cambiaron. - Calidad de importador habitual ante la DIAN (puede requerir trámite separado en el régimen aduanero). **Nuevas obligaciones formales desde el cambio.** - IVA bimestral o cuatrimestral según los topes del Art. 600 ET. Para una sociedad nueva en IVA con ingresos del año anterior por debajo de 92.000 UVT, la periodicidad inicial es cuatrimestral. - Facturación electrónica con habilitación específica para venta de equipos médicos (numeración autorizada por la DIAN). - Retención de IVA si se convierte en agente retenedor del IVA por designación o por ingresar al grupo de grandes contribuyentes. - Información exógena anual con los formatos correspondientes a las nuevas operaciones (1003, 1005, 1011, etc.). **Sanciones por no actualizar oportunamente.** El Art. 658-3 ET fija sanciones por: - No actualización oportuna del RUT: 1 UVT por cada día de retraso, hasta 100 UVT. - 1 UVT 2026 = $52.374; 100 UVT = $5.237.400 como tope. Si la actualización se demora un mes, la sanción podría llegar a 30 × $52.374 = $1.571.220. **Operación práctica de la actualización.** Se hace por el portal MUISCA de la DIAN, ingresando con el certificado digital del representante legal. Se modifica la sección correspondiente, se carga el documento de soporte (acta de junta, escritura de reforma), se firma electrónicamente y se descarga el RUT actualizado. El proceso típico toma 1-3 días hábiles. Después de actualizar, el cliente debe ajustar la facturación electrónica con la nueva numeración autorizada, configurar el sistema POS o ERP para emitir facturas con IVA, y hacer la primera declaración de IVA del cuatrimestre o bimestre correspondiente al inicio de la nueva actividad.