Caso práctico · 10 de febrero de 2026

Retención en la fuente sobre salarios: ¿procedimiento 1 o procedimiento 2?

Departamento de nómina de una empresa con 35 empleados, parte estables y parte con bonos variables semestrales

La pregunta del cliente

Tengo empleados con salario fijo y otros con bonos semestrales muy variables. ¿Debo aplicar el procedimiento 1 o el 2 del Art. 386 ET para la retención en la fuente sobre salarios? ¿Puedo cambiar de procedimiento durante el año?

Hechos relevantes

Año gravable 2026; UVT $52.374.
Empleado A: salario mensual fijo $4.500.000 todo el año.
Empleado B: salario base $4.500.000 + bonos semestrales que varían entre $0 y $15.000.000 según ventas.
La empresa hoy aplica procedimiento 1 a todos los empleados.
Periodicidad de pago: mensual; bonos pagados en junio y diciembre.
El RUT de la empresa la identifica como agente retenedor.

Análisis

El **Art. 386 ET** ofrece dos procedimientos para calcular la retención en la fuente sobre pagos laborales: **Procedimiento 1 (Art. 385 ET):** - Mensual y de aplicación directa. - La base es el ingreso laboral del mes (depurado por aportes obligatorios y rentas exentas/deducciones según el Art. 388 ET). - Se aplica la tabla del Art. 383 ET expresada en UVT. - Apto para salarios estables. Los meses con bono pueden generar **picos de retención** desproporcionados frente al promedio anual. **Procedimiento 2 (Art. 386 ET):** - Calcula un **porcentaje fijo semestral** (en junio y diciembre) basado en el ingreso laboral promedio mensual de los 12 meses anteriores. - Ese porcentaje fijo se aplica a cada pago laboral del semestre siguiente. - Suaviza la retención cuando hay bonos: el bono semestral entra al ingreso promedio y el porcentaje refleja la realidad anualizada. - Requiere historia laboral de 12 meses con el mismo empleador (en empleados nuevos arranca con procedimiento 1 hasta acumular esa historia). **Reglas operativas:** 1. **El procedimiento se elige por empleado al iniciar el año gravable y NO puede cambiar durante el año** (Decreto 2250/2017). El cambio aplica al año siguiente. 2. La empresa puede usar procedimientos distintos para empleados distintos. 3. Si el empleado lleva menos de 12 meses con la empresa, solo aplica el procedimiento 1. **Aplicación al caso:** - **Empleado A (salario fijo):** procedimiento 1 es óptimo. Simple y predecible. En 2026 con $4.500.000 mensuales, está cerca del umbral de 95 UVT (~$4.975.000) por lo que tendrá retención mínima o cero según deducciones. - **Empleado B (bono variable):** procedimiento 2 es óptimo. Al aplicar un porcentaje fijo basado en el promedio anual, el bono no genera un pico que el empleado deba 'recuperar' en la declaración anual. Mejora flujo de caja del trabajador. **¿Se puede cambiar ahora si ya aplica procedimiento 1 al empleado B?** No durante el año en curso. Aplique procedimiento 2 a partir de enero del año siguiente, registrando formalmente la elección.

Cálculos aplicados

Procedimiento 1 — base mensual depurada (empleado B junio con bono)
$4.500.000 + $15.000.000 - aportes - exenciones (40% / 1.340 UVT)
→ base alta, retención del tramo superior
Procedimiento 2 — ingreso laboral promedio anualizado
(12 × $4.500.000 + 2 × $7.500.000 promedio bono) / 12 = $5.750.000 mensual promedio
Porcentaje fijo semestre (procedimiento 2)
Retención sobre $5.750.000 según tabla Art. 383 / $5.750.000 × 100

Respuesta

Recomiende mantener **procedimiento 1 para el empleado A** (salario fijo) y **migrar al empleado B a procedimiento 2** desde **enero del próximo año** (no se puede cambiar durante 2026). El procedimiento 2 suaviza la retención mensual del bono semestral mediante un porcentaje fijo basado en el promedio anual, mejorando el flujo de caja del trabajador y evitando que tenga que recuperar excedentes en la declaración. La elección se registra por empleado y aplica todo el año.

Riesgos si se ejecuta mal

Cambiar de procedimiento durante el año implica ajuste manual de retenciones acumuladas y posibles requerimientos DIAN.
Aplicar procedimiento 2 a un empleado con menos de 12 meses de historia genera retención mal calculada y ajustes posteriores.
Olvidar las exenciones del Art. 387 ET y 25% laboral genera retención excesiva que el empleado deberá recuperar en su declaración.